Gode råd til kontingentopkrævning

Sådan optimerer du kredsens brug af Flexbillet

Inden I går i gang

Inden I går i gang med at oprette en opkrævning skal I sørge for at opdatere Carla med aktive medlemmer, herunder udmelde medlemmer som er stoppet.

Sørg for at komme i gang i god tid med jeres kontingentopkrævninger. Det kan være en udfordring at få de sidste betalinger i hus, så ved at starte i god tid har I bedre tid i den sidste ende.

 

Når opkrævningen er sendt ud

Når opkrævningen er sendt ud kan du ikke gøre så meget mere. Vi arbejder på en løsning, hvor det bliver muligt at se, hvis en mail ikke er nået frem til et medlem. Denne løsning vil gøre det muligt for dig at kontakte medlemmet, så I kan registrere en ny mail i Carla. Husk at synkroniserer med Carla (tryk ”hent fra Carla”), når det er gjort. Dernæst kan du sende fakturaen ud igen, som nu sendes til den nye mail.

 

Når betalingsfristen er overstået

Når betalingsfristen er overstået modtager kredsen en mail med info om hvor mange medlemmer, der mangler at betale. Dernæst kan I vælge enten at:  

  1. Rykke betalingsfristen – dette medfører at medlemmer, der mangler at betaler får en mail med den nye betalingsfrist (vi anbefaler at I max sætter en ny betalingsfrist på 8 dage).
  2. Sende en rykker til de medlemmer der mangler at betale.

 

Afslutning af opkrævningen

Når alle medlemmer på en opkrævning har betalt lukker opkrævningen automatisk og I får udbetalt kontingentbetalingerne.

Hvis I har medlemmer som mangler at betale og som f.eks. har betalt via mobilepay eller bankoverførsel, kan I vælge at trykke på ”slet ubetalte og luk”. Dette medfører at opkrævningen lukker og I dernæst får udbetalt jeres kontingentbetalinger. Husk at I pt. selv skal registre betalinger for medlemmer i Carla, som har betalt på anden via en Flexbillet.

 

Hvis I har spørgsmål vedr. kontingentopkrævning er I altid velkomne til at kontakte forbundskontoret