Referatet fra årsmødet

Referatet er sammen med konstitueringsdokumentet den eneste officielle dokumentation for, hvem der er valgt til kredsens bestyrelse.

Der kan blandt andet blive behov for at bruge referatet som dokumentation overfor: 

• Kommunen (ifm. tilskudsansøgning)
• Banken
• Tinglysningsretten (ifm. salg/køb af fast ejendom)
• MobilePay

For at referatet kan bruges som dokumentation skal det som minimum indeholde følgende:

• Kredsens navn
  Skriv kredsens officielle navn, som det står i Medlemsservice
   
• Datoen for årsmødet
  Husk årstal
   
• Årsmødets dirigent
  Skriv fuldt navn på den person, der vælges som dirigent.
   
• Referat af de behandlede punkter
  Hvis formand og kasserer har skriftlige noter til deres oplæg, kan de kopieres ind
   
• Hvem der er valgt til kredsens bestyrelse på dette årsmøde
  Skriv fuldt navn på dem, der er blevet valgt for den kommende 2-års periode. Notér også, hvis der i særlige tilfælde er valgt bestyrelsesmedlemmer for en 1-årig periode.
  
  Eksempel:
  
  Navn Navnesen, valgt for perioden 2024-2026
  Navn Navnesen, valgt for perioden 2024-2026
  Navn Navnesen, valgt for perioden 2024-2025
   
• Alle bestyrelsens medlemmer frem til næste årsmøde
  Skriv fuldt navn på alle bestyrelsesmedlemmer, og hvordan de er kommet i bestyrelsen.
  
  Eksempel:
  
  Navn Navnesen, valgt i 2024
  Navn Navnesen, valgt i 2024
  Navn Navnesen, valgt i 2023
  Navn Navnesen, valgt i 2023
  Navn Navnesen, kredsleder
  Navn Navnesen, sognerepræsentant
   
• Valg af suppleanter til kredsens bestyrelse
  Hvis I vælger suppleanter til bestyrelsen, skriver I deres fulde navn og perioden, de er valgt for. Skriv også, hvis de er valgt som første- eller andensuppleant.
   
• Valg af revisor samt stedfortræder for denne
  Skriv fuldt navn på revisor og evt. stedfortræder
  
  Kredsens revisor kan være en forælder med lidt regnskabserfaring, en registreret revisor eller en statsautoriseret revisor. Nogle kredse bruger en kombination af disse.
   
• Referatet skal underskrives
  Som dokumentation for at referatet afspejler det, der foregik på årsmødet, bør referatet underskrives af kredsformanden og dirigenten.
  
  Den evt. nye formand bliver først fundet efter årsmødet, så det er den afgående formand, der underskriver.
   

Hent en skabelon til årsmødereferatet her
 

• Referatet skal uploades i Medlemsservice
  Kredsleder, kasserer eller formand skal uploade referatet i Medlemsservice (Forbundskontor-anmodninger -> Dokument-anmodninger)
   
• Datoen for årsmødet skal skrives på kredsens stamkort
  På kredsens stamkort står datoen for sidst afholdte årsmøde. Den dato rettes af en med fuld rettighed til kredsen – eksempelvis kredsleder eller kasserer. Denne dato skal bruges ved næste medlemsbekræftelse.