Tilladelser i Medlemsservice

Vejledning til FDFs kredse omkring indhentelse af tilladelser fra medlemmer og deres forældre  

I forbindelse med overgangen fra Carla til Medlemsservice er der ikke migreret tilladelser. Det er der ikke fordi grundlaget for registreringen i Carla ikke vurderes at have været ensartet eller entydigt på tværs af landets kredse. Afkrydsningen i Carla lever således ikke op til kravene til et entydigt samtykke, som uden videre kan videreføres til et nyt system. De gamle tilladelser vil stadig kunne ses i Carla i noget tid efter overgangen, men alle fremtidige tilladelser vil skulle indhentes på ny i Medlemsservice. Det er generelt FDFs anbefaling at kredsene ikke indhenter og administrerer tilladelser medmindre det er strengt nødvendigt.  


Den korte forklaring


FDF har opdateret anbefalingerne omkring indhentelse og opbevaring af tilladelser. Disse ændringer bliver synlige for kredse og medlemmer i forbindelse med overgangen til Medlemsservice og derfor opfordrer vi alle kredse til at læse de nye anbefalinger og tilpasse praksis derefter.  

Forbundskontoret har haft en grundig dialog med FDFs advokat om disse ændringer.  

FDF anbefaler at håndtere alle begivenhedsrelaterede tilladelser i forbindelse med tilmelding til disse begivenheder/aktiviteter og ikke opbevare disse tilladelser efter aktivitetens afslutning.  

FDF anbefaler at indsamle accept til behandling af helbredsoplysninger ved indmeldelse og opbevare oplysning om accept/ikke accept i hele medlemsperioden.  

På baggrund af de nye anbefalinger og på anbefaling fra FDFs advokat overføres der IKKE data om tilladelser fra Carla til Medlemsservice.   

Derfor skal kredsen indsamle accept til behandling af helbredsoplysninger fra alle medlemmer/deres forældre eller værge efter Medlemsservice er taget i brug.  

Den lange forklaring  

Begivenhedsrelaterede tilladelser  

FDF har indtil overgangen til Carla haft en række valgfrie tilladelser, som omhandler en række specifikke aktiviteter.  

  • Klatretilladelse
  • Svømmetilladelse
  • Sejladstilladelse
  • Kørselstilladelse
  • Fototilladelse (se også nedenfor)


Disse tilladelser har kunnet registreres på det enkelte medlems profil i Carla.   

Disse tilladelser omfatter forhold, hvor FDF bærer et ansvar for at have medlemmerne i deres varetægt ifm. en specifik begivenhed eller aktivitet.  

FDF er altid forpligtet til at holde et fornødent opsyn med vores børn og unge samt sikre, at aktiviteterne er tilrettelagt på en forsvarlig måde og uden fare for medlemmerne. Endvidere skal vi sikre, at medlemmerne modtager den rette instruktion ifm. afvikling af aktiviteten. I en eventuel ansvarsvurdering kan det have betydning, hvorvidt forældrene var orienteret om og dermed bekendte med en given aktivitet ifm. en begivenhed.   

Derfor anbefaler FDF ikke længere at indsamle disse tilladelser generelt, fx ved indmeldelse. I stedet anbefales det at indsamle tilladelserne, når og hvis der er brug for dem, fx i forbindelse med tilmelding til arrangementer. 

Det er derfor ikke muligt at registrere begivenhedsrelaterede tilladelser i FDFs nye medlemssystem; Medlemsservice.  

Ved afgivelse af begivenhedsrelaterede tilladelser anbefales det altid at sikre en tydelig orientering om aktivitetens omfang samt at der i forbindelse med tilmelding til begivenheden sker passiv eller aktiv accept.   
Kredsen kan vurdere, om der er brug for passiv eller aktiv accept.   

Hvis en kreds udbyder “Svømmehalstur”, hvor det i arrangementsbeskrivelsen tydeligt fremgår, at hovedparten af aktiviteterne omhandler vand og svømning, så kan en tilmelding til arrangementet betragtes som en passiv accept af/afgivelse af svømme-tilladelse.   

Hvis en kreds udbyder “Sommerlejr”, hvor en af de mange fede aktiviteter er en tur på klatrevæg, så kan spørgsmålet “klatretilladelse” gøres til en del af tilmeldingen og dermed en aktiv accept, men det vil som oftest ikke være nødvendigt, såfremt forældrene ved at f.eks. klatring eller svømning kan være en del af sommerlejrens aktivitet.  

Vær opmærksom på, at eksterne samarbejdspartnere kan kræve tilladelser, fx klatreparken eller Go-kartbanen, her vil det kunne sættes op i en tilmelding at forældrene ved tilmeldingen giver tilladelse.  

Personretslige tilladelser 

Dette drejer sig om registrering af persondata, behandling af helbredsoplysninger og afgivelse af fototilladelse.  

Persondata:  
Medlemmet og dets forældre eller værge giver ved indmeldelse FDF ret til at registrere relevant medlemsdata jf. gældende lovgivning. Landsforbundet og kredsene er begge dataansvarlige og har et fælles dataansvar ifm. registrering i Carla. Dette dataansvar vil være det samme i Medlemsservice. LINK TIL UNDERSIDE OM FÆLLES DATAANSVAR  

Anbefaling: Kredsen indsamler og opbevarer alle data om medlemmer, pårørende og andre i Medlemsservice og opbevarer kun data uden for Medlemsservice, når der er en konkret anledning. 

Vi printer en liste med medlemmers kontaktoplysninger før vi tager på tur i den mørke skov uden mobildækning - og den liste ”brænder” vi, når vi er hjemme igen.  

Alle registrerede har ret til at vide, hvad der er registreret om dem.   

Dette overholdes, fordi alle kan logge ind og se deres egne oplysninger.   

Alle har ret til at få rettet urigtige oplysninger.   

Mange oplysninger i Medlemsservice kan personen selv rette og øvrige oplysninger kan (og skal) rettes af kredsen ved henvendelse.   

Data udenfor Medlemsservice  

Kredsen må ikke opbevare persondata uden for Medlemsservice, medmindre der er en reel grund til det. I må gerne printe en navneliste med telefonnumre til forældrene, hvis I skal på tur til en hytte uden mobildækning. Men listen skal slettes, når turen er slut. Brug generelt mobilversionen af Medlemsservice i stedet for at printe lister.   

Du må gerne downloade medlemsdata til excel for at arbejde med dem på din egen computer, fx fordi du skal lave en liste til kommunen. Slet filen, så snart du er færdig med arbejdet. Sæt kode på dokumentet, hvis du sender det i en E-mail, fordi det ikke er muligt at sende via et sikkert system.  

Accept til behandling af helbredsoplysninger:  

Det er relevant at indsamle og opbevare oplysninger om et medlems helbredsoplysninger, diagnoser, allergier, handicaps osv., hvis den indsamlede viden er nødvendig for at medlemmet kan deltage i kredsens arbejde på lige fod med andre medlemmer.   

Anbefaling: Helbredsoplysninger opbevares kun i Medlemsservice og kun i feltet Helbredsoplysninger.   

Det er kun muligt at indtaste oplysninger i feltet, hvis der er givet samtykke til behandling af helbredsoplysninger. Hvis der ikke er givet samtykke, så kan og må I ikke opbevare eller behandle oplysningerne. Heller ikke mundtligt eller på andre måder uden om Medlemsservice. Det kan have den konsekvens, at medlemmet ikke kan deltage i kredsens arbejde.  

Eksempel: 

Peter Pilt vil gerne være FDFer. Hans forældre fortæller, at Peter har et høretab, der gør det nødvendigt at Peter altid står forrest, når der bliver givet beskeder og forældrene beder også om at I tager forskellige andre hensyn. Disse hensyn kan sagtens imødekommes og I glæder jer til at Peter Pilt bliver en del af kredsen. I er dog nødt til at have samtykke fra forældrene for at kunne tale om dette i ledergruppen. Forklar forældrene hvad et manglende samtykke betyder for Peter Pilts FDF-oplevelser – langt de fleste forældre er med på, at I må behandle oplysningerne, men de har måske svaret nej, fordi de frygter, at I vil fortælle om det vidt og bredt.   


Foto:  
I relation til fototilladelse kan FDF - landsforbund og kredse - uden samtykke offentliggøre billeder af personer og stemningsbilleder, der viser FDFs arbejde.  

Hver gang et billede offentliggøres, så skal det overvejes om de afbillede personer kan føle sig udstillet eller krænkede.   
Tænk altid over, om du ville synes billedet skulle offentliggøres, hvis du selv var med på billedet – og tænk over om personerne på billedet også vil synes det er sjovt om 5 år.  
Det påhviler de enkelte fotografer og redaktører at sikre dette ifm. udvælgelsen af billeder til offentliggørelse. Hvis den eller de personer, der er på billedet, ikke ønsker at have billedet liggende på internettet, bør du umiddelbart fjerne det.  

Der henvises generelt til Datatilsynets vejledning om brug af billeder på internettet.