God praksis vedr. kontingentopkrævning

Jævnfør FDFs vedtægter skal alle medlemmer personligt betale mindst 75 kr. i kontingent til kredsen hvert år.

I forbindelse med FDFs ansøgning om tipstilskud udtrækkes hvert år et antal kredse til stikprøvekontrol. Disse kredse bliver bedt om at dokumentere kontingentbetalinger på en række af de medlemmer, hvor kredsen (i medlemsservice) har registreret kontingentbetalinger. I forbindelse med stikprøverne oplever vi nogle udfordringer, som er skitseret herunder. Vi håber, at kredsens bestyrelse vil have fokus på at undgå disse fejl.

Vi anbefaler at I bruger medlemsservice til opkrævningen

Kredens kontingent nemt opkræves via mail og medlemmerne kan betale med forskellige betalingskort. Systemet kan udsende påmindelser, og betalinger registreres i medlemsservice, hvilket gør den årlige indberetning meget lettere. Læs mere her.

Undgå disse fejl

Betalinger registreret i forkert år

Det er vigtigt, at de betalingsdatoer der angives i medlemsservice stemmer med virkeligheden. Hvis et medlem fx betaler i januar 2018, så må man endelig ikke registrere betalingen i december 2017 – uanset hvilken periode kontingentet vedrører. Det er (heller) ikke opkrævningsdatoen der skal angives. Angiv den dato, hvor kredsen rent faktisk har modtaget pengene.

Betalinger registreret på medlemmer, der faktisk ikke har betalt

Kredsen må endelig ikke registrere kontingentbetalinger, der ikke har fundet sted. Det lyder umiddelbart logisk, men vi ser desværre, at nogle angiver kontingentbetalinger på for mange – måske for at få tingene til at se pænere ud, eller fordi man har i farten har forudsat, at alle har betalt – i stedet for at gennemgå betalingerne. Naturligvis skal kredsen forsøge at få kontingentet i hus fra alle medlemmer, men er der enkelte medlemmer der ikke har betalt, så undlad at angive en betaling.

Kontantbetalinger

Helt kort, så fraråder vi kontantbetalinger – fordi de er de sværeste at dokumentere. Hvis en kontantbetaling i et enkeltstående tilfælde er nødvendig, så lav en dags dato-kvittering og sørg for at både modtager af pengene og medlemmet skriver under på bilaget.

Generelle anbefalinger

Opkræv kontingent halvårligt

FDF kan få tilskud for udmeldte medlemmer, blot de har været medlem i mindst tre måneder og har betalt kontingent. Begge dele inden for det samme kalenderår.

Opkræver kredsen kontingent både forår og efterår, så kan medlemmer, der er stoppet ved sæsonafslutningen dermed udløse tilskud. Det kan medlemmerne til gengæld ikke, hvis kredsen kun opkræver kontingent i efteråret.

Opkrævning hvert halve år kan også have den effekt, at hvis dokumentationen for den ene betaling bliver underkendt i en stikprøve, så kan den anden måske godkendes.

Vedr. MobilePay

Hvis I bruger MobilePay til kontingentopkrævning, så anbefaler vi, at I benytter et selvstændigt 5-cifret nummer (et såkaldt "salgssted") kun til kontingent, og giver det navnet "Kontingent FDF Kredsnavn". Det er gratis at oprette ekstra numre/salgssteder, og det tager få minutter. Det gør bl.a. dokumentation i forbindelse med stikprøve lettere.

Husk at følge op på manglende betalinger

Det siger næsten sig selv, men det sker ikke altid. Husk at få rykket de medlemmer, som glemmer at betale. Husk at gøre det inden årsskiftet, betalinger der kommer efter årsskiftet kan ikke udløse tilskud.