Digitalt årsmøde

Tips og tricks til afholdelsen af digitalt årsmøde.

Alle kredse skal holde årsmøde hvert år, og det kan derfor ikke udskydes til året efter - heller ikke i år, hvor skiftende coronaretningslinjer og forsamlingsforbuddet gør planlægningen af et årsmøde svært.

I kan som kreds vælge at afholde et digitalt årsmøde, hvis det ikke er muligt at holde et fysisk årsmøde.

 

Valg af platform

En digital løsning på et årsmøde kræver, at kredsbestyrelsen beslutter sig for, hvilken digital platform der skal bruges. Der findes mange forskellige, og vi vil ikke anbefale én bestemt, da der kan være mange lokale grunde til netop jeres valg.

 

De meste gængse er:

  • Zoom
  • Google Meet
  • Microsoft Teams
  • Skype

 

Opmærksomhedspunkter 

Der er en række ting, I skal være opmærksomme på før et digitalt årsmøde:

 

Tilmelding

Kredsbestyrelsen skal tage stilling til, om man skal tilmelde sig forud for mødet, så I kan tjekke, hvem der deltager og dermed repræsenterer et medlem.

I kan fx få tilmeldinger ind via mail eller et online medie som en google form.

 

Afstemning

På et årsmøde kan man komme i den situation, at der reelt skal stemmes om et eller flere dagsordenspunkter. Man kan stemme på flere måder, og I skal afklare stemmeproceduren med jeres deltagere på mødet, inden I går i gang. Det allerbedste vil være at fremlægge en forretningsorden for årsmødet, som I vedtager som det allerførste.

  • Op med hånden. Dette fungerer bedst, hvis man ikke er så mange, for så kan det være uoverskueligt med at alle de små billeder i ens setup. Det kræver, at man har video på for at kunne stemme på den måde.
  • Skriv i chatten og giv din mening til kende. Det er hurtigere for dirigenten at overskue og tælle op.
  • Brug fx siden Kahoot, hvis I ønsker en verificeret og anonym skriftlig afstemning. Her kan I give deltagerne på mødet en ID-kode, de skal bruge for at stemme, og så kan I bede dem om at være anonyme i ”nick name” feltet. I kan opsætte afstemningerne inden mødet, hvis I regner med, at det skal være skriftlige afstemninger.

 

Invitation og dagsorden

På det digitale årsmøde skal I have udsendt en invitation i rimelig tid. Senest et par dage inden årsmødet udsendes dagsordenen. Den skal indeholde det samme som på et fysisk møde. Du kan se indholdet HER

Med invitationen sendes også et link til den digitale platform, I vælger at bruge.

 

Find en dirigent

Lige såvel som en dirigent er god at lede slagets gang på et fysisk møde, lige så vigtigt er det til et digitalt møde. Det kan være svært at holde fokus på mødets indhold som dirigent, hvis man er udfordret teknisk, så find en med lidt teknisk snilde og prøv udstyret af inden mødets start. Alternativt kan I sørge for at have én person, der er ansvarlig for teknikken, som kan sidde i rum med dirigenten under mødet. I finder dirigentvejledningen HER.

 

På mødet

  • I skal være klar 15 min før.
  • Bestyrelsen skal være sikre på at have styr på teknik og papirer m.m.
  • Åben mødet online før tid, så alle kan sikre sig, at det virker, og at de har lyd og eventuelt video igennem (Man kan med fordel melde et telefonnummer ud, der kan ringes på, hvis noget volder problemer.)

 

Tæl deltagerne

Før I går i gang, bør I konstatere, hvor mange der deltager i mødet og sikre jer, at kun medlemmer, der har betalt kontingent (eller deres forældre), deltager og kan stemme. I bør skrive det i referatet.

 

Deltagere skal kunne komme til orde

Den digitale løsning skal afvikles på en måde, der ikke udelukker nogle fra at deltage og give deres mening til kende. Derfor er det en god ide at dirigenten ved mødets start afklarer for deltagerne, hvordan de kommer til orde. Det kan enten være at skrive i chatten eller brug ’ræk-hånden-op-funktionen’ i programmet. Nogle har også gode erfaringer med at dele et google-dokument med deltagerne, hvori talerrækken kan styres og der eventuelt også kan stilles spørgsmål.

Det er en god idé at bede alle andre end den, der taler, om at mute deres mikrofon. I nogle programmer kan administratoren styre, hvilke mikrofoner der er tændt.

 

Referat

Når dirigenten har opridset mødets rammer, introduceres eller vælges referenten ligeledes. Efter hvert punkt på dagsorden kan I runde af med at referenten læser konklusionen op således, at I hjælper hinanden til at holde overblikket over de beslutninger, I har taget.

 

Lav lidt ekstra sjov

Det er vigtigt ikke at bruge for lang tid på et onlinemøde, men derfor skader det ikke at lave lidt FDF-sjov for at lette stemningen lidt ude bag skærmene. Her er et par ideer:

  • Husk at det i mange mødeprogrammer er muligt for deltagerne dele deres skærm med de andre deltagere, så det kan sagtens lade sig gøre at vise nogle af de billeder fra sommerlejren, som I måske plejer at vise på det almindelige årsmøde
  • Det kan også være sjovt at lave en quiz om kredsen i Kahoot, som fungerer overraskende godt i onlinemøder.
  • I kan starte eller slutte med at synge en fællessang, hvor alle bliver bedt om at tænde deres mikrofoner og synge med. Det lyder helt sikkert ikke særlig godt, men det er sjovt. I kan eventuelt nøjes med at synge et enkelt vers eller to - i stedet for at tage hele 'Sørøverkongen Jonathan' fra start til slut.