Kontingent i Medlemsservice

Fortæl os om jeres kontingent, så I er klar til nemmere opkrævning.

Kredsens kontingent klares i Medlemsservice

Alle kredse kan se frem til en nemmere kontingentopkrævning, når Medlemsservice går i luften.

Alle kredse fastlægger selv deres kontingent og beslutter, om det skal opkræves kvartalsvist eller halvårligt.
På den valgte opkrævningsdag sendes der en faktura ud til alle medlemmer og relevante forældre pr. mail.

Den forælder, der skal betale kontingentet, logger ind i Medlemsservice og betaler fakturaen på samme måde, som når han/hun handler i en webshop. Forælderen kan vælge at tilmelde sit betalingskort til automatisk betaling fremover.

Medlemsservice udsender jævnligt automatiske rykker-mails til de medlemmer, der endnu ikke har betalt. 

Alle betalinger registreres automatisk i Medlemsservice, og denne registrering kan bruges som dokumentation overfor fx kommunen og til Indberetningen (Medlemsbekræftelsen). 

Kredsen modtager beløbet (fratrukket betalingsgebyr) fra forbundskontoret.

Se også dette infomøde og spørgetime om kontingent i medlemsservice fra den 22. juni 2022

Hvordan kommer vi i gang?

Forbundskontoret tager sig af opgaven med at sætte alle kredses kontingent op, så det kører fra 1. januar 2023.
Alle kredse fik i juni tilsendt et spørgeskema. Tak til alle jer, der har indsendt oplysninger.

De kredse, der ikke har indsendt oplysninger via formularen får etableret kredsens kontingentopsætning med følgende standard-data startende fra første halvår 2023:

  • Kontingent for medlemmer under 18 år: 400 kr. pr. halvår
  • Kontingent for medlemmer over 18 år: 400 kr. pr. halvår
  • Opkrævningsdage: 65 dage inde i perioden, svarende til 7/3-23 og 4/9-23
  • Betalingsdage: 14 dage efter opkrævning, svarende til at der senest skal være betalt 21/3-23 og 18/9-23.
  • Påmindelsesdage: 5, svarende til at systemet sender en automatisk rykkermail afsted hver 5. dag fra betalingsfristen er overskredet.

Kredsen kan selv ændre på ovenstående parametre efter systemet er sat op, f.eks. hvis bestyrelsen beslutter at hæve kontingentet. Hvis kredsen mod forventning ikke ønsker at bruge Medlemsservice til at opkræve kontingent kan opkrævningerne slås fra og kredsen har selv ansvar for at opkræve kontingent og opbevare dokumentation mv.

Kontingent for efteråret 2022

FDF skifter fra Carla til Medlemsservice midt i 2. halvår 2022. Derfor skal alle kredse være særligt opmærksomme på dokumentation af kontingentopkrævningen i denne periode. 

A: Kredsen opkræver kontingent som tidligere (ikke event.it)

Kontingenter registreret i Carla senest den 29/9-22 vil kunne ses i Medlemsservice i forbindelse med Indberetningen (Medlemsbekræftelsen). Husk, at kredsen stadig skal gemme dokumentation for indbetalingen.

Kontingenter betalt efter 29/9 kan ikke registres i Carla og kan heller ikke registreres med det samme i Medlemsservice. Det skal derfor håndteres manuelt i forbindelse med Indberetningen (Medlemsbekræftelsen). Husk at kredsen stadig skal gemme dokumentation for indbetalingen.

B: Kredsen opkræver kontingent via event.it

Kredsen skal oprette kontingentbetalingen før 29/9 og helst noget tid før.

Hvis betalingerne er foretaget før 29/9 vil registreringen af kontingentbetalingen blive overført først til Carla og videre til Medlemsservice. For betalinger efter 29/9 vil dokumentationen fortsat kunne ses hos event.it, men skal håndteres manuelt i forhold til Indberetningen (Medlemsbekræftelsen). 

Medlemmer, der er indmeldt efter 29/9, kan hverken betale via event.it eller Medlemsservice. Derfor skal håndtering af kontingentbetalinger og dokumentation ske på en anden måde.

C: Kredsen opkræver kontingent via Medlemsservice for efteråret 2022.

Forbundskontoret sørger for, at jeres kontingentopsætning er klar til brug allerede fra GoLive. 

Kredsen skal sørge for, at alle medlemmer og pårørende er registreret rigtigt. Se hvordan i vejledningen "Velkommen til Medlemsservice"

Kredsen bliver kontaktet, og vi aftaler hvornår I er klar til at sende opkrævninger afsted. 

I modtager en forældrevejledning, som I kan dele ud og sende til alle forældre. 

Dokumentation

Hvis kredsen tager Medlemsservice i brug til kontingentopkrævning er der styr på dokumentationen, hvis ikke, så er det vigtigt, at kredsen selv gemmer den nødvendige dokumentation.

Skæringsdatoen

Den 29/9 kl. 23.59 er fristen for at redigere data i Carla. Herefter fryses Carla. Du kan stadig logge ind og se data, men du kan ikke længere redigere.

Indberetningen skifter navn til Medlemsbekræftelsen

Indberetningen foregår hvert år i januar og er et øjebliksbillede af FDFs kredse og medlemmer. Indberetningen bruges til at opgøre FDFs medlemstal og kredsantal, som danner grundlag for FDFs ansøgning til Dansk Ungdoms Fællesråd (DUF), som fordeler tipsmidlerne.

I Medlemsservice hedder denne proces “Medlemsbekræftelse”, men processen ligner sig selv og grundlaget for at kunne bekræfte (indberette) medlemmer er de samme, som I er vant til. 

Huskeliste

  • Registrér betalt kontingent i Carla senest 29/9.
  • Husk at gøre forældrene opmærksomme på at afslutte faste overførsler
  • Afmelde Betalingsservice
  • Osv.

Hvis du har spørgsmål til kontingent, så skriv til Monica på mi@FDF.dk

FAQ

Herunder kan du se svar på nogle af de spørgsmål, som vi er blevet stillet. Hvis du ikke kan finde et brugbart svar på netop dit spørgsmål, så skrive til mi@FDF.dk

I vores kreds plejer vi at opkræve mindre kontingent for de medlemmer, der bliver indmeldt midt i sæsonen. Hvordan kan vi gøre det i Medlemsservice?

I samme forbindelse med nye medlemmer - sendes opkrævning automatisk ud, når de er oprettet i det nye system?

Når du melder et nyt medlem ind, så får vedkommende en indmeldelsesdato.

Kredsen kan helt selv bestemme, hvad der skal ske med kontingentet for nye medlemmer. Her er et par eksempler:

A: Poul bliver meldt ind 3. april. Kredsen har besluttet, at alle nye betaler fuldt kontingent, så Pouls forældre modtager automatisk en faktura på kontingent fra 1/1-30/6

B: Poul bliver meldt ind 3. april. Kredsen har besluttet, at alle nye betaler kontingent for resten af perioden, så Pouls forældre modtager automatisk en faktura på kontingent fra 3/4-30/6.

C: Poul bliver meldt ind 3. april. Kredsen har besluttet, at man ikke betaler kontingent i den første periode (Kan ikke anbefales, men kan godt håndteres i systemet). Den person, der melder Poul ind, sætter hans kontingent-start-dato til 1/7, altså den første dag i næste periode. Pouls indmeldelsesdato er stadig 3/4.

D: Poul bliver meldt ind 3. april. Kredsen har besluttet, at det vurderes for hvert enkelt medlem, hvor meget der skal betales i kontingent i første periode. Den person, der melder Poul ind, starter hans kontingent 3/4, men tilretter manuelt fakturaen til det aftalte beløb.
 

Hvis I vælger A eller B, så skal I blot melde Poul ind, og så sørger systemet selv for at sende faktura ud den efterfølgende nat.

Hvis I vælger C, så skal den person, der melder Poul ind, huske at ændre start-datoen for kontingentet. Så sendes der først en faktura i næste periode.

Hvis I vælger D, så skal den person, der melder Poul ind, selv starte kontingentet, ændre faktura og sende den ud.

Uanset hvad, så vil kontingentet for Poul køre automatisk fra næste periode.

Der kommer naturligvis udførlige vejledninger til alle scenarier og vi giver også gerne en hjælpende hånd i supporten, indtil I er selvkørende.

Vi har besluttet, at assistenter betaler mindre i kontingent for at værdsætte deres frivillige arbejde - kan man differentiere kontingentet? - Det er jo ikke alle assistenter der er over 18.

Det er muligt at opsætte lige så mange kontingent-satser, som I har brug for i kredsen. 

Så du kan fx oprette en sats, der hedder "Assistenter" og så tildele det til de relevante personer uanset alder.

Der kommer en vejledning til dette, når Medlemsservice er i luften.

I vores kreds har vi flere forskellige kontingentsatser, fx almindelig, ledere, inaktive ledere, familie-FDF, efterskole osv. Hvordan kan det håndteres?

Systemet kan sagtens håndtere flere satser.

Du skal så indtaste det børne-kontingent, som de fleste af jeres medlemmer betaler samt lederkontingentet i spørgeskemaet. Og så skal du vælge, at I ikke benytter Medlemsservice til opkrævning for 2. halvår 2022. Så har du nemlig tiden fra GoLive og frem til 1. januar til at få oprettet de resterende satser og få dem tildelt til de relevante medlemmer. 

Der kommer naturligvis en vejledning, som du kan benytte, ligesom vi også er klar til at give en hjælpende hånd i supporten.

Vi plejer at opkræve kontingent 1. februar og 1. september – kan jeg skrive to forskellige tal under “Opkrævningsdage”?

Vores problem er at 2. halvår jo starter 1 måned før FDF, så hvis man skriver 35 bliver det jo 5 august.

I må på jagt efter det bedste kompromis mellem de to halvår. 

I skal huske, at kontingentet dækker medlemskabet af kredsen og ikke de aktiviteter, som I laver. Så I kan fint forsvare at opkræve kontingent, selvom I ikke er startet med de ugentlige møder endnu.

Hvad koster det for kredsen at opkræve kontingent via Medlemsservice?

Hver gang der betales med kort, så betales et kortgebyr til Nets. Dette er umuligt at ændre på. Reglerne for betalingskort betyder, at det er kredsen, der skal betale gebyret. Engang måtte man pålægge forbrugeren gebyret, men det er ikke lovligt længere.

Dankort er absolut det billigste; udenlandske kort og Mastercards er noget dyrere. Så det kan godt betale sig at bruge lidt krudt på at få forældrene til at vælge familiens billigste kort til den automatiske betaling.

Hvis søskende opkræves kontingent samtidig eller hvis forældrene tilmelder søskende til et arrangement på samme tid, så sker der kun én betaling og så er der kun ét gebyr. 

Det koster ikke andet for kredsen at benytte Medlemsservice, hverken Arrangementer, Regnskab eller supporten.

Der er ikke noget rykkergebyr.

Bliver medlemmer opkrævet, selvom de ikke dukker op efter sommerferien?

Ja, der opkræves kontingent for alle medlemmer, indtil I gør noget.

Så hvis Poul ikke dukker op efter ferien og derfor bliver meldt ud, så skal I huske at melde ham ud i Medlemsservice. 

Og I samme forbindelse skal I afslutte hans kontingent. I kan vælge at sætte kontingent-slutdatoen til 30/6, så bliver han ikke opkrævet for 2. halvår. 

I kan også vælge at sætte kontingent-slutdatoen til den dag, I melder ham ud. Så bliver han opkrævet for den del af perioden, hvor han har været medlem eller hele perioden alt efter jeres indstillinger.

Hvis et medlem bliver meldt ud efter der er sendt faktura afsted, og I giver ham lov til at slippe for at betale, så finder I den åbne kontingent-faktura og danner en kreditnota.

Vi plejer at give søskende-rabat, hvordan kan dette håndteres?

Medlemsservice opererer ikke med søskendeRABAT, men med søskendePRIS. 

Så du opretter en kontingentsats, der fx hedder "søskende-kontingent" og sætter det til den valgte pris. Denne kontingentsats tildeler du så de relevante medlemmer. Du skal være opmærksom på at få rettet kontingentet, hvis den ene søskende stopper.

Vi har et æresmedlem i kredsen, som ikke plejer at betale kontingent. Kan han slippe for det?

Med hensyn til æresmedlemmet, så kan du blot slette kontingent-kontrakten på ham. Så bliver han ikke opkrævet noget og kredsen betaler hans kontingent til forbundet med glæde som tak for den mangeårige indsats.  

Hvordan får vi pengene?

Kredsen modtager penge fra Forbundskontoret en gang ugentligt. Det er endnu ikke aftalt hvilken dag i ugen.

Når pengene lander på kredsens konto, så kommer alle ugens indbetalinger som et fælles beløb noteret som "kortb. Medlemsservice" (eller noget i den retning)

Hvis kredsen tager hele regnskabsdelen i brug, så vil den efterfølgende konto-udligning betyde, at du med ganske få klik (ca. 2 eller 3) bogfører alle ugens kort-indbetalinger på én gang.

Vi har et medlem, der får betalt sit kontingent af Menighedsplejen (eller andre, der ikke er forældre eller værge). Hvordan håndterer vi det?

Medlemsservice kan sagtens håndtere særaftaler af forskellig karakter.

Her er et par eksempler: 

A: Bitten får betalt hele sit kontingent af Broen, Menighedsplejen, Kommunen eller andre lignende steder. Du opretter en kontaktperson fra Broen/Menighedsplejen/Kommunen og giver vedkommende en relation til Bitten, fx "Andet". Denne person skal du så vælge som "betaler" og så sender Medlemsservice Bittens kontingentfaktura til vedkommende. 

B: Menighedsplejen sætter et beløb ind på kredsens konto, der (blandt andet) skal dække Saras kontingent. Ved næste Bankimport, så udligner du Saras kontingentfaktura med beløbet. Og hvis beløbet skal dække mere, jamen så udligner du det med de resterende fakturaer.

Du skal være opmærksom på, at løsning A og B ikke må tælles med i forhold til DUF. Det skal jo ikke stå i vejen for, at vi har børnene med i fællesskabet, vi skal blot være opmærksomme til januar, når indberetningen/medlemsbekræftelsen skal laves.

Kan vi give forældrene udsættelse, hvis de ikke kan betale til tiden?

Ja, her er et eksempel:

Mettes mor beder om udsættelse på kontingentet. Du kan enten "bare" give hende lov til at ignorere rykkerne fra systemet eller du kan lave en kreditnota og danne en ny faktura med senere betalingsdato. 

Hvad nu, hvis vi har forældre, der ikke kan finde ud af at betale i Medlemsservice eller vi har personer der gerne vil dække deres kontingent med et tilgodehavende?

Her er et par eksempler:

D: Mortens far har efter utallige forsøg og din tålmodige hjælp, samt supportens håndsrækning opgivet at betale kontingentet via Medlemsservice. Han overfører på Mobile-pay, direkte konto-indbetaling eller lignende. 

Ved næste bank-import, så udligner du det indbetalte beløb med Mortens åbne faktura.

E: Roberts mor har lagt penge ud for kredsen og har således et tilgodehavende. Du vælger at udligne tilgodehavenet med Roberts åbne kontingent-faktura. Det er muligt i Medlemsservice, MEN det ikke anbefales, da Robert så ikke må tælle med i forhold til DUF. DUF accepterer kun betalinger, der er direkte kontingentindbetalinger. 

Hvis kredsen mod forventning ikke vil bruge hele regnskabs-delen, så er løsningerne på alt andet end de gængse indbetalinger, at du laver en kreditnota på den åbne kontingent-faktura og så håndterer indbetalingen uden for Medlemsservice. 

Så har du selv arbejdet med at gemme dokumentation osv.