Kontingent i Medlemsservice

Fortæl os om jeres kontingent, så I er klar til nemmere opkrævning.

Kredsens kontingent klares i Medlemsservice

Alle kredse fastlægger selv deres kontingent og beslutter, om det skal opkræves kvartalsvist, halvårligt eller en gang om året.
På den valgte opkrævningsdag sendes der en faktura ud til alle medlemmer og relevante forældre pr. mail.

Den forælder, der skal betale kontingentet, logger ind i Medlemsservice og betaler fakturaen på samme måde, som når han/hun handler i en webshop. Forælderen kan vælge at tilmelde sit betalingskort til automatisk betaling fremover.

Medlemsservice udsender jævnligt automatiske rykker-mails til de medlemmer, der endnu ikke har betalt. 

Alle betalinger registreres automatisk i Medlemsservice, og denne registrering kan bruges som dokumentation overfor fx kommunen og til Medlemsbekræftelsen. 

Kredsen modtager beløbet (fratrukket betalingsgebyr) fra forbundskontoret.

Se også dette infomøde og spørgetime om kontingent i medlemsservice fra den 22. juni 2022

Hvordan kommer vi i gang?

Der bliver ikke udsendt kontingentopkrævninger fra Medlemsservice, før kredsen aktivt sagt ja og det er godkendt af Monica (mi@FDF.dk) på forbundskontoret.

Forbundskontoret hjælper med at sætte alle kredses kontingent op.

"Lektier" før man er klar til kontingent

I kan lave så mange kontingentsatser kredsen ønsker, før hver kontingentsats skal i beslutte følgende:

  • Hvor mange kontingentperioder skal der være på et år (1, 2, 4, 6 eller 12). Den først kontingentperiode starter altid 1. januar.
    • Så man kan ikke lave en kontingentperiode der følger skoleåret
  • Hvad skal der betales hver gang
  • Hvis et medlem melder sig ind midt i en periode, skal der så opkræves for hele perioden, eller kun den del der mangler

Så skal kredsen overvej hvornår kontingent sendes ud. Der er 3 tal der skal besluttes:

  • Opkrævningsdage: Hvor mange dage inde i kontingentperioden udsendes kontingentet
  • Betalingsdage: Hvor mange dage har medlemmerne til at betale
  • Påmindelsesdage: Hvor mange dage efter sidste betalingsfrist sendes den første påmindelse

Dette Excelark, kan hjælpe med at vise hvordan det bliver i praksis.

Vær opmærksom på at disse 3 tal er det samme for hele kredsen. Det betyder at skal tumlingene betale halvårligt kontingent og lederen helårligt, vil både tumlinge og ledere betale i foråret, for henholdsvis foråret og hele året, som det ses i Excelarket

Så skal kredsen sikre at:

  • Alle medlemmer der skal betale kontingent skal have en kontingentsats tilknyttet
  • Alle medlemmer under 18 år skal have en betaler
  • Alle medlemmer under 18 år skal have mindst en pårørende med en mailadresse
  • En mailadresse må kun stå et sted i Medlemsservice

FAQ

Herunder kan du se svar på nogle af de spørgsmål, som vi er blevet stillet. Hvis du ikke kan finde et brugbart svar på netop dit spørgsmål, så skrive til mi@FDF.dk

I vores kreds plejer vi at opkræve mindre kontingent for de medlemmer, der bliver indmeldt midt i sæsonen. Hvordan kan vi gøre det i Medlemsservice?

I samme forbindelse med nye medlemmer - sendes opkrævning automatisk ud, når de er oprettet i det nye system?

Når du melder et nyt medlem ind, så får vedkommende en indmeldelsesdato.

Kredsen kan helt selv bestemme, hvad der skal ske med kontingentet for nye medlemmer. Her er et par eksempler:

  1. Poul bliver meldt ind 3. april. Kredsen har besluttet, at alle nye betaler fuldt kontingent, så Pouls forældre modtager automatisk en faktura på kontingent fra 1/1-30/6
  2. Poul bliver meldt ind 3. april. Kredsen har besluttet, at alle nye betaler kontingent for resten af perioden, så Pouls forældre modtager automatisk en faktura på kontingent fra 3/4-30/6.
  3. Poul bliver meldt ind 3. april. Kredsen har besluttet, at man ikke betaler kontingent i den første periode (Kan ikke anbefales, men kan godt håndteres i systemet). Den person, der melder Poul ind, sætter hans kontingent-start-dato til 1/7, altså den første dag i næste periode. Pouls indmeldelsesdato er stadig 3/4.
  4. Poul bliver meldt ind 3. april. Kredsen har besluttet, at det vurderes for hvert enkelt medlem, hvor meget der skal betales i kontingent i første periode. Den person, der melder Poul ind, starter hans kontingent 3/4, men tilretter manuelt fakturaen til det aftalte beløb.
     

Hvis I vælger 1 eller 2, så skal I blot melde Poul ind, og så sørger systemet selv for at sende faktura ud den efterfølgende nat.

Hvis I vælger 3, så skal den person, der melder Poul ind, huske at ændre start-datoen for kontingentet. Så sendes der først en faktura i næste periode.

Hvis I vælger 4 så skal den person, der melder Poul ind, selv starte kontingentet, ændre faktura og sende den ud.

Uanset hvad, så vil kontingentet for Poul køre automatisk fra næste periode.

Vi har besluttet, at assistenter betaler mindre i kontingent for at værdsætte deres frivillige arbejde - kan man differentiere kontingentet? - Det er jo ikke alle assistenter der er over 18.

Det er muligt at opsætte lige så mange kontingent-satser, som I har brug for i kredsen. 

Så du kan fx oprette en sats, der hedder "Assistenter" og så tildele det til de relevante personer uanset alder.

I vores kreds har vi flere forskellige kontingentsatser, fx almindelig, ledere, inaktive ledere, familie-FDF, efterskole osv. Hvordan kan det håndteres?

Systemet kan sagtens håndtere flere satser.

Du skal så indtaste det børne-kontingent, som de fleste af jeres medlemmer betaler samt lederkontingentet i spørgeskemaet. Og så skal du vælge, at I ikke benytter Medlemsservice til opkrævning for 2. halvår 2022. Så har du nemlig tiden fra GoLive og frem til 1. januar til at få oprettet de resterende satser og få dem tildelt til de relevante medlemmer.

Vi plejer at opkræve kontingent 1. februar og 1. september – kan jeg skrive to forskellige tal under “Opkrævningsdage”?

Vores problem er at 2. halvår jo starter 1 måned før FDF, så hvis man skriver 35 bliver det jo 5 august.

I må på jagt efter det bedste kompromis mellem de to halvår. 

I skal huske, at kontingentet dækker medlemskabet af kredsen og ikke de aktiviteter, som I laver. Så I kan fint forsvare at opkræve kontingent, selvom I ikke er startet med de ugentlige møder endnu.

Hvad koster det for kredsen at opkræve kontingent via Medlemsservice?

Hver gang der betales med kort, så betales et kortgebyr til Nets. Dette er umuligt at ændre på. Reglerne for betalingskort betyder, at det er kredsen, der skal betale gebyret. Engang måtte man pålægge forbrugeren gebyret, men det er ikke lovligt længere.

Dankort er absolut det billigste; udenlandske kort og Mastercards er noget dyrere. Så det kan godt betale sig at bruge lidt krudt på at få forældrene til at vælge familiens billigste kort til den automatiske betaling.

Hvis søskende opkræves kontingent samtidig eller hvis forældrene tilmelder søskende til et arrangement på samme tid, så sker der kun én betaling og så er der kun ét gebyr. 

Det koster ikke andet for kredsen at benytte Medlemsservice, hverken Arrangementer, Regnskab eller supporten.

Der er ikke noget rykkergebyr.

Bliver medlemmer opkrævet, selvom de ikke dukker op efter sommerferien?

Ja, der opkræves kontingent for alle medlemmer, indtil I gør noget.

Så hvis Poul ikke dukker op efter ferien og derfor bliver meldt ud, så skal I huske at melde ham ud i Medlemsservice. 

Og I samme forbindelse skal I afslutte hans kontingent. I kan vælge at sætte kontingent-slutdatoen til 30/6, så bliver han ikke opkrævet for 2. halvår. 

I kan også vælge at sætte kontingent-slutdatoen til den dag, I melder ham ud. Så bliver han opkrævet for den del af perioden, hvor han har været medlem eller hele perioden alt efter jeres indstillinger.

Hvis et medlem bliver meldt ud efter der er sendt faktura afsted, og I giver ham lov til at slippe for at betale, så finder I den åbne kontingent-faktura og danner en kreditnota.

Vi plejer at give søskende-rabat, hvordan kan dette håndteres?

Medlemsservice opererer ikke med søskendeRABAT, men med søskendePRIS. 

Så du opretter en kontingentsats, der fx hedder "søskende-kontingent" og sætter det til den valgte pris. Denne kontingentsats tildeler du så de relevante medlemmer. Du skal være opmærksom på at få rettet kontingentet, hvis den ene søskende stopper.

Vi har et æresmedlem i kredsen, som ikke plejer at betale kontingent. Kan han slippe for det?

Med hensyn til æresmedlemmet, så kan du blot slette kontingent-kontrakten på ham. Så bliver han ikke opkrævet noget og kredsen betaler hans kontingent til forbundet med glæde som tak for den mangeårige indsats.  

Hvordan får vi pengene?

Kredsen modtager penge fra Forbundskontoret en gang ugentligt. Det er endnu ikke aftalt hvilken dag i ugen.

Når pengene lander på kredsens konto, så kommer alle ugens indbetalinger som et fælles beløb noteret som "kortb. Medlemsservice" (eller noget i den retning)

Hvis kredsen tager hele regnskabsdelen i brug, så vil den efterfølgende konto-udligning betyde, at du med ganske få klik (ca. 2 eller 3) bogfører alle ugens kort-indbetalinger på én gang.

Vi har et medlem, der får betalt sit kontingent af Menighedsplejen (eller andre, der ikke er forældre eller værge). Hvordan håndterer vi det?

Medlemsservice kan sagtens håndtere særaftaler af forskellig karakter.

Her er et par eksempler: 

A: Bitten får betalt hele sit kontingent af Broen, Menighedsplejen, Kommunen eller andre lignende steder. Du opretter en kontaktperson fra Broen/Menighedsplejen/Kommunen og giver vedkommende en relation til Bitten, fx "Andet". Denne person skal du så vælge som "betaler" og så sender Medlemsservice Bittens kontingentfaktura til vedkommende. 

B: Menighedsplejen sætter et beløb ind på kredsens konto, der (blandt andet) skal dække Saras kontingent. Ved næste Bankimport, så udligner du Saras kontingentfaktura med beløbet. Og hvis beløbet skal dække mere, jamen så udligner du det med de resterende fakturaer.

Du skal være opmærksom på, at løsning A og B ikke må tælles med i forhold til DUF. Det skal jo ikke stå i vejen for, at vi har børnene med i fællesskabet, vi skal blot være opmærksomme til januar, når indberetningen/medlemsbekræftelsen skal laves.

Kan vi give forældrene udsættelse, hvis de ikke kan betale til tiden?

Ja, her er et eksempel:

Mettes mor beder om udsættelse på kontingentet. Du kan enten "bare" give hende lov til at ignorere rykkerne fra systemet eller du kan lave en kreditnota og danne en ny faktura med senere betalingsdato. 

Hvad nu, hvis vi har forældre, der ikke kan finde ud af at betale i Medlemsservice eller vi har personer der gerne vil dække deres kontingent med et tilgodehavende?

Her er et par eksempler:

  • Mortens far har efter utallige forsøg og din tålmodige hjælp, samt supportens håndsrækning opgivet at betale kontingentet via Medlemsservice. Han overfører på Mobile-pay, direkte konto-indbetaling eller lignende.
    Ved næste bank-import, så udligner du det indbetalte beløb med Mortens åbne faktura.
  • Roberts mor har lagt penge ud for kredsen og har således et tilgodehavende. Du vælger at udligne tilgodehavenet med Roberts åbne kontingent-faktura. Det er muligt i Medlemsservice, MEN det ikke anbefales, da Robert så ikke må tælle med i forhold til DUF. DUF accepterer kun betalinger, der er direkte kontingentindbetalinger. 

Hvis kredsen mod forventning ikke vil bruge hele regnskabs-delen, så er løsningerne på alt andet end de gængse indbetalinger, at du laver en kreditnota på den åbne kontingent-faktura og så håndterer indbetalingen uden for Medlemsservice. 

Så har du selv arbejdet med at gemme dokumentation osv.