FDFs nuværende medlemssystem, Carla, er over ti år gammelt. Der er bl.a. behov for et nyt system for at følge med den generelle udvikling i digitale muligheder. Det skal være nemt at være leder i FDF, og den lokale administration skal understøtte arbejdet med børnene – tunge arbejdsgange må aldrig stå i vejen for arbejdet med at give børn og unge et ståsted at møde verden fra. Derfor har landsmødet i 2020 sat midler af til et nyt medlemssystem, som en arbejdsgruppe nedsat af HB har brugt 14 måneder på at finde og teste, bl.a. ud fra en længere behovsliste, som er udformet med input fra kredse og landsdele.

Medlemsservice I/S betjener i dag KFUM-Spejderne i Danmark, De grønne pigespejdere og Danske Baptisters Spejderkorps.

Rent organisatorisk har FDF flere ligheder med disse organisationer end fx fodboldklubber og danseskoler. Vurderingen er, at de har udviklet og kan levere den løsning, der passer bedst til FDF, samtidig med at de efter nogle års drift har luget ud i de værste børnesygdomme ved systemet og har fået gode erfaringer med samarbejdet mellem ejerne af systemet.

FDF bliver medejere af Medlemsservice I/S og har dermed fuld indflydelse på den fremtidige udvikling og drift af systemet.

Medlemsservice består af 3 sammenhængende dele, der tilsammen vil fungere som kredsenes primære administrationsværktøj.

Medlemsdelen rummer data om alle medlemmer, pårørende og andre personer, der er registreret i kredsen. Herfra kan sendes SMS og mail.

Arrangementsdelen kan håndtere tilmeldinger og betalinger til kredsens ture, lejre og andre arrangementer. 

Regnskabsdelen bruges til at opkræve kontingent fra medlemmerne, ledere kan indsende udlæg, og kassereren kan bogføre og drifte kredsens regnskab. 

Medlemsservice har en supportfunktion, der er baseret på frivillige kræfter. Det betyder, at du kan få hjælp – også når Forbundskontoret har lukket.

Det forventes, at Medlemsservice er klar til brug i efteråret 2022. 

FDF Medlemsservice skal tilpasses til FDFs organisering, sprog osv. Alle data skal flyttes fra Carla til Medlemsservice og det skal sikres, at data lander i de rigtige felter. Der skal også udvikles helt ny funktionalitet, så Medlemsservice kan klare alle FDFs behov. 

Alt dette skal testes og godkendes af et hold frivillige testere.

Umiddelbart inden og efter GoLive har alle ledere mulighed for at deltage i introkurser, der vil finde sted over hele landet.

Frem til oktober skal kredsen bruge Carla, nøjagtig som I plejer. 

Når man flytter, er det oplagt at rydde op, inden flyttekasserne pakkes.
Det gælder også for medlemsdata! Derfor opfordrer vi alle kredse til at opdatere Carla og rydde op.

Her er et par tips: 

• Er alle medlemmer tilknyttet de rigtige klasser? Er adresser, fødselsdage og andre data opdaterede?
• Er alle medlemmer og pårørendes kontaktoplysninger opdaterede?
• Har alle ledere og andre relevante personer de rette roller? Vær også opmærksom på at afslutte roller for de personer, der ikke længere arbejder for kredsen.
• Er alle kontingentbetalinger indtastet i Carla, så de kan kopieres med over i det nye system?

I forbindelse med flytning af data fra Carla til Medlemsservice, så afholder vi online spørgetimer. Der vil være en kort oplæg og så vil der være god tid til at få svar på dine spørgsmål.

• Oprydning og registrering af pårørende: Søndag den 14. august kl. 19-20
• Oprydning og registrering af klasser og funktioner: Mandag den 12. september kl. 16-17

Link til mødet: https://fdf.my.webex.com/meet/FDF