Medlemsbekræftelse i FDF

Alle kredse skal senest d. 15. januar gennemføre en medlemsbekræftelse (tidligere: indberetning) for det seneste år.

Du kan se dette webinar der blev afviklet i december 2023 om medlemsbekræftelsen i FDF.

Medlemsbekræftelsen skal ske i FDFs medlemssystem Medlemsservice og foregår i tre etaper.

Nedenfor kan du finde vejledninger til alle tre steps.

Opgaven i punkt 3 er den eneste, der kun kan løses i perioden 1.-15. januar. Opgaverne i de andre punkter kan løses løbende, ved at holde Medlemsservice opdateret. Gøres dette, så er selve medlemsbekræftelsen (punkt 4) hurtigt overstået.

Husk at opkræve kontingent

Løbende, og inden årets udgang, skal I sørge for, at alle medlemmer har betalt kontingent til kredsen.
Alle skal hver især personligt betale mindst 75 kr. i kontingent - hvert kalenderår. "Personligt" betyder at det skal betales af medlemmet selv, forældre eller værge, hvilket bl.a. betyder, at kredsen ikke må betale kontingentet for medlemmerne, og at kredsen ikke må modregne kontingentet i eventuelle udgifter en leder har haft. Medlemmerne skal aktivt betale mindst 75 kroner, og pengene skal være overført inden årets udgang. Undgå så vidt overhovedet muligt kontantbetalinger, da de er svære at dokumentere ordentligt. Hvis der kontantbetalinger, skal I sørge for at der laves en dags datokvittering eller lignende.

Hvert år bliver en række kredse udtrukket til stikprøve, og her er det vigtigt at dokumentationen er i orden, da FDF ellers kan miste en del af tilskuddet. Hvert medlem der betaler mindst 75 kr. udløser i omegnen af 350 kr. i tilskud, så det er en god forretning at sørge for at alle betaler kontingent.

1. OPDATERING AF MEDLEMSLISTEN

I skal sikre jer, at medlemsoplysningerne i Medlemsservice er opdateret, dvs. at nye medlemmer er oprettet, og at udmeldte medlemmer er meldt ud. De fleste kredse gør dette løbende.

Læs i øvrigt om at børn under 5 år er kontingentfrie her.

2. REGISTRERING AF KONTINGENTBETALINGER

Der er flere måder kontingentbetalingerne kan være kommet ind på

  • De kontingent betalinger der er kommet ind via Medlemsservice kan ses under fanen "Kontingent & Bidrag" på medlemmernes stamkort. De ses under overskriften "Kontingent opkrævet".
  • Er kontingentbetaling komme ind på anden måde end via Medlemsservice, kan de ikke registres i Medlemsservice!
    Men det gør ikke den store forskel... Det er ikke vigtigt hvad for et beløb der står ud for det enkelte medlem, det der er vigtigt er om der er sat "hak".
    Så der er helt fint at der udfor Peter står han har betalt 0,- kr og Peter er bekræftet, da kredsen ved han har betalt og har dokumentation for denne betaling

Husk at der også skal registreres kontingentbetalinger for udmeldte medlemmer, da landsforbundet kan søge tilskud for disse, hvis de har betalt kontingent i kalenderåret.

3. Godkendelse af Medlemsbekræftelsen

På et tidspunkt i perioden 1.-15. januar skal enten kredslederen, kredsformanden eller kassereren lave kredsens medlemsbekræftelse.

Der skal svares på følgende spørgsmål:

  • Bekræfte hvornår kredsen sidst holdt årsmøde inkl. valg til bestyrelsen og datoen.
    Bemærk at det er hvornår... Så har i sidst holdt i 2020 skriver i datoen i 2020 og I har dermed ikke holdt i 2022
  • Findes der er godkendt referat fra årsmødet?
  • Kredsen har haft regelmæssige aktiviteter for medlemmerne (min. ca. én gang om måneden)?
  • Kredsen forventer at aflægge regnskab?

Så vises der en liste over alle de personer enten er medlem af kredsen pr. 31. december eller har været det i mindst 3 måneder i løbet af det foregående år. Ud for hver af dem kan man se navn, fødselsdato og hvor meget Medlemsservice ved vedkommende har betalt i personligt kontingent.

Nu skal følgende kontrolleres:

  • Er de rigtige på listen
    • Er der for mange kan det skyldes der er nogen der mangler at blive udmeldt
    • Er der for få kan det skyldes at der mangle nogen at blive meldt ind
  • Har vedkommende personligt betalt mindst 75,- kr i kontingent i løbet af det foregående år og kan kredsen dokumenterer dette
  • Har vedkommende være medlem i mindst 3 måneder eller er medlem pr. 31. december

Der skal der sættes hak ud de personer der opfylder ovenstående krav (der kan også sættes hak i alle, og fjerne dem der ikke leder op til kravene)

Når alle hak er som de skal være skal det bekræftes øverst på siden. Når det er bekræftet kan det ikke ændres (med mindre forbundskontoret åben for det)

Skulle vejledningerne ikke være fyldestgørende, er du altid velkommen til at kontakte os på FDF@FDF.dk eller tlf. 33 13 68 88.

Medlembekræftelsen har stor betydning for FDF

Er du interesseret i, hvorfor der skal indberettes til landsforbundet, kan du læse mere om, hvorfor medlembekræftelsen har så stor betydning. Læs mere