Support og hjælp til Flexbillet

Få hjælp til at komme igang med at anvende tilmeldings- eller kontingentservice via Flexbillet.

Du er altid velkommen til at kontakte forbundskontoret hvis du har spørgsmål. Spørgsmål til FDF vil almindeligvis være i forhold til tilmeldingsretningslinjer, aftaleforhold, persondataaftale mv.

Da aftalen med Flexminds også omfatter support og vejledning til FDFs kredse i forhold til brugen af systemet, er der oprettet et særligt FDF support-område med videoguides, hyppige spørgsmål og svar mv.

Hyppige spørgsmål og svar

Q: Er det frivilligt at bruge Flexbillet som kreds?
A: Ja, kreds-delen, hvor I lokalt kan oprette lejrture og administrere kontingenter, er helt frivilligt. Kredsens administration af deltagere på forbundets arrangementer sker dog obligatorisk i Flexbillet, så rollerne kasserer og kursusansvarlig er forpligtet på at kunne anvende systemet, ligesom deltagere skal kunne findes i Carla.

Q: Hvordan får vi hjælp til at komme i gang med at bruge systemet i kredsen?
A: Aftalen mellem FDF og Flexminds indeholder også, at Flexminds har påtaget sig opgaven med at vejlede og supportere kredsene i brugen af kreds-pakken. 

Q: Kan vi være sikre på, at vores medlemsdata ikke misbruges af 3. part?
A: Forbundet og Flexminds har indgået en såkaldt dataleverandøraftale, som præciserer at landsforbundet er dataansvarlig og Flexminds Aps. er dataleverandør. Aftalen er gennemgået af FDFs advokat.

Q: Hvis et medlem ikke findes i Carla - eller har forkerte oplysninger, hvad sker der så?
A: Man kan ikke tilmelde sig som en kreds-deltager, hvis ikke Flexbillet finder medlemmet i Carla. I så fald sættes man til straksafregning. Ved forkerte oplysninger kan dele af informationerne rettes i forbindelse med tilmeldingen, men vær opmærksom på, at de ikke skrives retur til Carla. Forkerte medlemsdata skal altid rettes i Carla.

Q: Vi er tre kursusansvarlige i kredsen - modtager vi alle kursusnotifikationer?
A: Ja, systemet sender alle mails til alle personer med en given rolle. Når en opgave er fuldført, vil den næste kursusansvarlige blive oplyst, at opgaven er afsluttet. I kan eventuelt aftale indbyrdes, hvem der gør hvad.

Q: Kan man delegere opgaven med at foretage betaling i kursussystemet?
A: Ja. Alle personer med kasserer-rollen i Flexbillet kan foretage betaling, og der sendes notifikationer vedr. betaling til alle. Der kan kun betales en gang pr. tilmelding.


Q: Hvordan kan det være at der skal ske forudbetaling?
A: I forbindelse med skift af tilmeldingssystem har arbejdsgangene været drøftet både administrativt og politisk i FDF. De væsentligste årsager til forudbetaling er:
- at Flextilmeld som standard kører med forudbetaling. 
- at forbundets likviditet gennem en årrække har været presset b.la. som en følge af den sæsonbestemte kursusaktivitet og;
- at øjeblikkelige svartider med faktura/kvittering har gjort det langt hurtigere for kredsen at søge tilskud. 

Q: Kan vi stadig få lov til at blive efterfaktureret?
Kredse kan i særlige tilfælde, ved at kontakte forbundskontoret, anmode om at få udsat betaling til efter kurset er afviklet. Dette er ikke en automatisk service, men noget der skal anmodes om pr. arrangement.

Q: Hvordan får vi fat i den tidligere angivelse af husleje andelen?
A: Fastsættelse af huslejeandelen for det enkelte arrangement sker efter afvikling af kurset og når regnskabstallene er opgjort. Herefter generes en kvittering som indeholder alle de data en kreds skal bruge ift tilskudsansøgning, dvs. totale fakturabeløb, personoplysninger, kursusoplysninger og huslejeandel.

Q: Hvad er den almindelige betalingsfrist på arrangementer hos landsforbundet? 
A: Systemet sætter betalingsfrist til 3 uger før arrangementets start. 

Q: Hvordan ser jeg en oversigt over tilmeldte fra kredsen på et landsforbunds-arrangement?
A: Du kan se deltagere fra påsken 2018 og frem i driftsvisning på kredsens side på Flextilmeld. Se vejledning her.