Inspiration til et årsmøde

Hvordan kan et årsmøde sættes sammen? Her kommer et par ideer.

Foto: Kasper Henriksen

Valg af dirigent

Bestyrelsens bør finde og indstille en dirigent, der kan forberede sig på at lede et meningsfuldt møde for medlemmerne og deres forældre. Bestyrelsen skal naturligvis også forberede sig grundigt. De bør drøfte om der skal særlige temaer på dagsordenen, og hvordan de kan behandles. En god dirigent kender reglerne og sikrer, at formalia overholdes, og at mødet gennemføres på en god og korrekt måde. 

Det vil også være godt at finde en referent, der noterer beslutninger og pointer fra drøftelser til referatet. Her dokumenteres hvem der blev valg til bestyrelsen, og hvem der er sognets repræsentant. Forbundskontoret har udarbejdet en skabelon til et referat.

Orientering om bestyrelsens arbejde og kredsens liv 

Under dette punkt kan kredsen genbesøge årets højdepunkter. Formålet er primært at fortælle, hvordan kredsen har det. Det kan man gøre ved at genopleve nogle af de store oplevelser i året, der er gået. Lige så vigtigt er det, at bruge lejligheden til at hylde og takke for den store frivillige indsats, der holder kredsen kørende. Både det, at børnene møder op, ledernes engagement, og forældrenes opbakning til sammen at skabe et sted for tro, leg, venskaber og oplevelser i et lidt stærkere lokalsamfund.  

Det er også vigtigt, at bestyrelsen kommer på banen og fortæller, hvad de har lavet i årets løb, og hvordan det er gået.  

Fortællingerne i centrum 

Formandens status

Formanden kan give den overordnede status på foreningen: Medlemstal og udvikling, den overordnede økonomiske situation, bestyrelsens fokuspunkter i året og eventuelle fremtidsplaner. Herunder samarbejdet med kirken og menighedsrådet, kommunen og folkeoplysningsudvalget, skolen, netværket, landsdelen, landsforbundet, de lokale idrætsforeninger eller spejdergrupper eller hvem kredsen eventuelt samarbejder med. Det kan også være her, hvor bestyrelsen præsenteres og hvor formanden takker dem for indsatsen.

Kredslederne og årets højdepunkter

Kredslederne kan med fordel fortælle om højdepunkterne fra forældresamarbejdet og give en status på lederflokken og deres initiativer. Der bør siges tak til nye og gamle frivillige for deres indsats og gives mulighed for at invitere flere voksne ind i kredsens voksenfællesskab. Det er måske netop under dette punkt, at I kan være heldige at finde en potentiel leder blandt forældrene, eller tænde lysten til at blive tante og onkel på sommerlejren. 

 

 

Giv børnene ordet

Det kan ofte være interessant at overlade fortællingerne om de store og nære oplevelser til børnene og de unge i kredsen. Forbered derfor eventuelt nogle 30-60 sekunders interviews af forskellige børn og unges oplevelser i kredsen.  
Interviewspørgsmålene kunne omhandle følgende oplevelser: 
Leg, venskab, andagtsstunder, lejrbålsunderholdning, det særlige ved lejrture, og hvad medlemmet glæder sig til. 

Lederens gyldne øjeblikke  

Slut af med at lade en FDF-leder fortælle præcist og personligt om nogle af de gyldne og skæve øjeblikke, der bringer glæde og mening til ledergerningen. 

Fremlæggelse af regnskab og budget 

Dette kan blive årsmødet mest lærerige punkt. Selvom regnskabet ikke skal godkendes, er det en oplagt mulighed for at give indsigt i, hvordan kredsens penge understøtter glæde og foreningen. Det er her, hvor forældrene kan få indsigt i, hvor meget deres kontingentbetaling betyder for kredsen og hvor meget det koster at drive en FDF-kreds. Hvis der er planer om at sætte kontingentet op, er det også en god idé at fortælle om det her.

Børn som levende tal 

”Hvis man skal forstå verden, skal man forstå størrelsesforholdene”, har en kendt statistiker sagt. Visuealiser kredsens udgifter sådan: Lad 10 børn repræsentere hver 10 procent af for eksempel kredsens udgifter. 
  
Stil de 10 børnene op på en række foran forsamlingen og organiser dem nu efter udgiftsposter i regnskabet: Altså tre børn skulder ved skulder for at vise Mødeaktiviteter (30%), to børn for at vise materielindkøbene (20%), et barn for at vise kredsens sociale støtteordning (10%) og så fremdeles.  
 

 

Dette kan give en involverende visuel fremstilling af udgifterne og dernæst kan øvelsens gentages for at fremvise størrelsesforholdene i kredsens indtægter. 

Det kan være en ide at give børnene et billede, der repræsenterer deres post: Mødeaktiviteter, materiel  og så videre. Mon der bliver en halv Pilte-Per i overskud på bundlinjen i årsregnskabet?
  
Det kan være en ide, at en leder står med et A4-ark repræsenterende det tal, der svarer til 10% af henholdsvis udgifter og indtægtsposter, når bundlinjen skal udregnes. 

Valg til kredsbestyrelsen 

Kredsbestyrelsen skal bestå af mindst seks medlemmer og eventuelle suppleanter herfor: 

  • Kredslederen eller et medlem af kredsledelsen 

  • En repræsentant for den eller de lokale sogne  

  • Minimum fire medlemmer valgt på kredsens årsmøde. Disse skal til hver en tid udgøre et flertal af bestyrelsen. 

Valgene til kredsbestyrelsen foregår samlet på det årlige årsmøde i kredsen. Alle valg er gældende for en toårig periode, således at den ene halvdel af kredsbestyrelsen er på valg i ulige år, og den anden halvdel er på valg i lige år. 

Inden årsmødet bør bestyrelsen forberede sig på følgende vedrørende valget: 

  1. Hvilke bestyrelsesmedlemmer ønsker at genopstille? Meddel eventuelt dette i indkaldelsen. 

  2. Hvor mange bestyrelsesmedlemmer skal der vælges af årsmødet? Bestyrelsen kan foreslå, at der bliver 6 medlemsvalgte bestyrelsesmedlemmer, så der hvert år vælges tre af årsmødet? 

  3. Er der forældre, medlemmer eller ledere som på forhånd kan opfordres til at stille op?

  4. Hvordan gennemføres valget konkret? 
     

Det er vigtigt at huske, at alle kredsens medlemmer (og forældre til medlemmer under 15 år) har stemmeret, og kan opstille til kredsbestyrelsen. Det er også vigtigt at sørge for at der bliver reel mulighed for at melde sig på banen til bestyrelsesvalget, også selvom alle siddende bestyrelsesmedlemmer ønsker at genopstille.  

Sådan kan valget gennemføres

  1. Punktet indledes med at dirigenten opridser de formelle regler og krav til bestyrelsesvalget jf. vedtægterne.

  2. Kandidaterne findes og præsenteres. Skriv eksempelvis navnene op på en tavle, og lad kort kandidaterne fortælle hvem de er, og hvorfor de gerne vil være en del af bestyrelsen. 

  3. Derefter skal der stemmes. I tilfælde af fredsvalg kan man klappe kandidaterne ind. I tilfælde af kampvalg er det normal praksis at lave skriftlig afstemning. Det kan derfor også være en god ide at vælge nogle uvildige stemmetællere. Husk at hver deltager på årsmødet ikke kan have mere end en stemme, uanset at vedkommende måtte repræsentere flere medlemmer, herunder sig selv.   

  4. Når stemmerne er talt annonceres de valgte kandidater med deres stemmetal. Og det bør føres tydeligt til referat, hvem der er blevet valgt til bestyrelsen. En god dirigent med situationsfornemmelse vurderer, hvorvidt ikke-valgte kandidaters stemmetal skal offentliggøres. Enhver ikke valgt kandidat kan naturligvis få stemmetallene at vide. 
     
  5. Præsenter den samlede bestyrelse og klap af dem. 

Valg af suppleanter 

Se valg til kredsbestyrelsen, men overvej at gennemføre valget ad én omgang, så de kandidater med færrest stemmer automatisk er suppleanter. Dermed bliver der blot én valgrunde. 

Valg af revisor samt stedfortræder for denne 

Revisorens rolle er at være medlemmerne vagthund over for bestyrelsen og kredsledelsen ift. om pengene bliver brugt inden for formålet og på en forsvarlig, effektiv og sparsommelig måde og på de rigtige ting og aktiviteter. Revisor skal også kontrollere, at kredsens årsregnskab er korrekt. Der er ikke krav om specielle regnskabskompetencer for at blive foreningsvalgt revisor. Revisor kan sagtens være et medlem, og revisoren er ikke en del af bestyrelsen. Det er en god idé, hvis bestyrelsen har fundet en kandidat til posten inden årsmødet.  

Eventuelt 

Som på de fleste andre møder og generalforsamlinger skal der også være et eventuelt-punkt på dagsordenen, hvor der kan drøftes større eller mindre ting, og stilles spørgsmål til bestyrelsen og kredsledelsen. 

Andre punkter 

Udover de faste punkter kan der være punkter, som I ønsker at sætte på dagsordenen for at orientere forældrene eller høre deres mening. Det kan være næste sommerlejr, samværsregler, støtteforeningen, forældresamarbejde eller noget helt tredje. Disse punkter sætter I bare på, som det passer bedst ind i programmet for jeres kreds.

Andre ideer til mødet

Bind med lakridssnøre

Bind børn og forældre sammen med lakridssnørebånd, så det anskueliggøres, at forældre repræsenterer medlemmet under 15 år. 
  
Præsenter og debatter høringsforslag til udvikling af kredsen i små grupper forskellige steder i lokalet. 
  
Stem på en sjov måde. 
 Marker ”for”, ”imod”, ”ved ikke” felter på gulvet med reb. Afhold afstemningen ved at forældre-barn går hen i en af felterne ”for” ”imod” ”ved ikke”.  

Eksempler på forslag kunne være: 

  • Hvordan får vi mindre mobning, og mere sjov til FDF-møderne? 
  • Hvordan kan vi få flere venner til at komme og prøve at være med til FDF?
  • Hvilke nye aktiviteter vil vi gerne prøve til møderne og på lejr?
  • Skal vi have færre eller flere overnatningsture i kredsen? 
  • Hvilke lege var de sjoveste da mor eller far var barn?
  • Hvad skulle en eventuel forældreforening støtte kredsen med?

Spis sammen 

Erfaringer viser, at vi kan øge fremmødet, hvis vi tænker måltidsfællesskabet med, både som en praktisk service, men også for at lade småsnakken gå i starten, og lade folk lande godt.

Tag hele møderammen i betragtning 

Det er oplagt at bruge den dag flest forældre og børn i forvejen har sat et FDF-kryds i kalenderen. Der kan tænkes i at uddelegere madlavningen eller kagebagningen. Det kan være piltene har øvet stand-up op til årsmødet, og derfor med fordel kan runde årsmødet af med en sjov optræden, inden væbnernes raftebyggeri fremvises udenfor efter mødet.