Support og hjælp til Flextilmeld

Få hjælp til at komme igang med at anvende tilmeldings- eller kontingentservice via Flextilmeld.

Du er altid velkommen til at kontakte forbundskontoret hvis du har spørgsmål. Spørgsmål til FDF vil almindeligvis være ift. tilmeldingsretningslinjer, aftaleforhold, persondataaftale mv.

Da aftalen med Flexminds også omfatter support og vejledning til FDFs kredse ift. brugen af systemet, er der oprettet et særligt FDF support-område med videoguides, hyppige spørgsmål og svar mv.

Opret kredsen  

Kredsen oprettes via den mail-invitation, der automatisk er sendt for at komme på aftalen. Mailen er udsendt 15. januar 2016 til Carla rollerne kursusansvarlig, kasserer og kredsleder. Kontakt forbundskontoret hvis ingen i kredsen har modtaget denne invitation.

Opretter man sig selv hos Flextilmeld uden at anvende den tilsendte invitation, kan man godt anvende FDFs grafiske indstillinger, men man opnår ikke integration med Carla og man afregner via standardtakst og ikke de gebyrtakster, som FDF har forhandlet på deres aftale.

Kredse, der tidligere har anvendt Flextilmeld, skal oprette ny adgang under FDFs aftale. Kredsens tidligere aftale kan ikke overflyttes eller slås sammen med den nye aftale.

Hyppige spørgsmål og svar

Q: Er det frivilligt at bruge Flextilmeld som kreds?
A: Ja, kreds-delen, hvor I lokalt kan oprette lejrture og administrere kontingenter, er helt frivilligt. Kredsens administration af deltagere på forbundets arrangementer sker dog obligatorisk i Flextilmeld, så rollerne kasserer og kursusansvarlig er forpligtet på at kunne anvende systemet, ligesom deltagere skal kunne findes i Carla.

Q: Hvordan får vi adgang til administrationssystemet bag FDFs Flextilmeld-løsning?
A: Forbundskontoret har indlæst alle kredse. Medio januar 2016 blev der udsendt invitationsmails til rollerne kursusansvarlig, kredskasserer og kredsleder med anvisning og links, man kan følge.

Q: Hvordan får vi hjælp til at komme i gang med at bruge systemet i kredsen?
A: Aftalen mellem FDF og Flexminds indeholder også, at Flexminds har påtaget sig opgaven med at vejlede og supportere kredsene i brugen af kreds-pakken. Startmailen vil indeholde links til disse.

Q: Kan vi være sikre på, at vores medlemsdata ikke misbruges af 3. part?
A: Forbundet og Flexminds har indgået en såkaldt dataleverandøraftale, som præciserer at landsforbundet er dataansvarlig og Flexminds Aps. er dataleverandør. Aftalen er gennemgået af FDFs advokat.

Q: Hvis et medlem ikke findes i Carla - eller har forkerte oplysninger, hvad sker der så?
A: Man kan ikke tilmelde sig som en kreds-deltager, hvis ikke Flextilmeld finder medlemmet i Carla. I så fald sættes man til straksafregning. Ved forkerte oplysninger kan dele af informationerne rettes i forbindelse med tilmeldingen, men vær opmærksom på, at de ikke skrives retur til Carla. Forkerte medlemsdata skal altid rettes i Carla.

Q: Vi er tre kursusansvarlige i kredsen - modtager vi alle kursusnotifikationer?
A: Ja, systemet sender alle mails til alle personer med en given rolle. Når en opgave er fuldført, vil den næste kursusansvarlige blive oplyst, at opgaven er afsluttet. I kan eventuelt aftale indbyrdes, hvem der gør hvad.

Q: Kan man delegere opgaven med at foretage betaling i kursussystemet?
A: Ja. Alle personer med kasserer-rollen i Flextilmeld kan foretage betaling, og der sendes notifikationer vedr. betaling til alle. Der kan kun betales en gang pr. tilmelding.

Q: Lukker Carlas kontingenttjeneste?
A: Det er ikke planen, at forbundet vil stille flere kontingenttjenester til rådighed. Vi afventer dog nogle brugererfaringer, før vi beslutter, hvornår Carlas tjeneste skal udfases. Indtil da er der lukket for optag af nye kredse. 

Q: Hvordan kan det være at der skal ske forudbetaling?
A: I forbindelse med skift af tilmeldingssystem har arbejdsgangene været drøftet både administrativt og politisk i FDF. De væsentligste årsager til forudbetaling er:
- at Flextilmeld som standard kører med forudbetaling. 
- at forbundets likviditet gennem en årrække har været presset b.la. som en følge af den sæsonbestemte kursusaktivitet og;
- at øjeblikkelige svartider med faktura/kvittering har gjort det langt hurtigere for kredsen at søge tilskud. 

Q: Kan vi stadig få lov til at blive efterfaktureret?
Kredse kan i særlige tilfælde, ved at kontakte forbundskontoret, anmode om at få udsat betaling til efter kurset er afviklet. Dette er ikke en automatisk service, men noget der skal anmodes om pr. arrangement.

Q: Hvordan får vi fat i den tidligere angivelse af husleje andelen?
A: Fastsættelse af huslejeandelen for det enkelte arrangement sker efter afvikling af kurset og når regnskabstallene er opgjort. Herefter generes en kvittering som indeholder alle de data en kreds skal bruge ift tilskudsansøgning, dvs. totale fakturabeløb, personoplysninger, kursusoplysninger og huslejeandel.

Q: Hvad er den almindelige betalingsfrist på arrangementer hos landsforbundet? 
A: Systemet sætter betalingsfrist til 3 uger før arrangementets start. Bemærk at der i forbindelse med indkøring 1. kvartal 2016 sker visse afvigelser på disse frister, som vi beder jer se gennem fingre med.