Ordforklaring til Carla

En ordforklaring i alfabetisk rækkefølge.

Adresse

Hver kreds har på kredsforsiden en række adressebokse, som anvendes til diverse forsendelses- og distributionsformål.

a) Korrespondancemodtager. 
Tidligere hed boksen "officiel adresse". Korrespondancemodtager er landsforbundets primære kontakt til kredsen ved brev- eller elektronisk kommunikation. Korrespondancemodtager bør ikke være kredshus eller mødested.

b) Pakkemodtager. 
Tidligere hed boksen "bladmodtagelsesadresse". Pakkemodtager er landsforbundets primære kontakt til kredsen ved pakkeforsendelser, der ikke kan gå i en normal postkasse, for eksempel magasinerne.

c) Fakturamodtager. 
Tidligere "betalingsadresse". Fakturamodtager er landsforbundets primære kontakt til kredsen ved udsendelse af kontoudtog, faktura med videre. Vælg kassererens adresse eller en hvilken som helst anden adresse.

d) Mødested. 
Mødested er et nyt felt til at angive kredsens primære mødested eller kredshusadresse. Mødested er den adresse, der leveres til visning på kortet ‘find nærmeste kreds’ på FDFs hjemmeside. 

Basis-siden

Forsiden når du er logget ind i Carla. Her finder du kredsens data, adresser, klasser, medlemsoversigt og indberetningsfunktion.

Betalingsformål

Betegnelse for det formål en betalingsregistrering omfatter. Fra landsforbundets side er formålet 'kontingent' obligatorisk, grundet tilskudsreglerne. En enhed kan selv oprette flere formål og således administrere lejrbetalinger, lotterisalg med videre.

Betalingsservice

Begrebet betalingsservice dækker over to formål:

1) Betalingsservice til opkrævning af medlemskontingent.
FDFs kredse kan via Carla tilmelde sig en service, hvor forbundskontoret står for at opkræve kontingent på vegne af den enkelte kreds hos medlemmet

2) Betalingsservice mellem kreds og landsforbund
FDFs kredse kan indgå en betalingsserviceaftale med landsforbundet, så økonomiske mellemværender mellem landsforbund og kreds foregår automatisk. Dette gælder også faktureringer fra 55 Nord.
Denne aftale er obligatorisk, hvis kredsen ønsker at benytte betalingsservice til kontingentopkrævning.

Betalingstype

Angiver hvordan en betaling er modtaget i enheden. Der kan vælges mellem kontant, bankoverførsel eller kortbetaling.

Certificering

Bruges til at administrere certifikater eller andre beviser tilknyttet de enkelte personer. Det kan være instruktøruddannelser eller børneattester. Certifikater administreres af landsforbundet og kan læses af de enkelte enheder og medlemmer. Når et tilpas antal kredse er oprettet i Carla vil vi overføre eksisterende børneattester og ledererklæringer fra forbundskontorets gamle system

Ekstern person

Begrebet bruges til at tilknytte ikke-medlemmer til en kreds. Det kan være tanter, intern revisor, hyttebestyrer og så videre.

Gruppe

Begrebet gruppe kan bruges til lidt af hvert, alt efter kredsens behov. Tænk blot på det som en måde at samle nogle medlemmer under en fællesbetegnelse. Det kunne for eksempel være "sommerlejrudvalget" eller "bestyrelsen". Men det kan også bruges til at registrere tilmeldte til juleweekenden eller en liste over gavegivere blandt byens handlende.

Grupperolle

Alle medlemmer i en gruppe skal have en rolle. Denne rolle er dog noget andet end Carlas almindelige roller. Grupperollen giver ikke nogen særlige adgange. Det er blot en oplysning om personens funktion i gruppen. Det kunne for eksempel være "formand" eller "sekretær", men også uformelle  funktioner som "tilmeldt".

Historisk medlemsskab

Betegnelse for et medlemsforløb i organisationen. I denne kategori lagres tidligere kredstilknytningsforhold. Oplysningerne gemmes automatisk, når man enten indmelde eller udmelder et medlem.

Interessenetværk

Kredse kan vælge at samle sig i interessenetværk. Selve interessenetværket skal oprettes af forbundskontoret, men kredsen skal selv til- og afmelde sig interessenetværk.

Klasse

Kredsens medlemmer kan være tilknyttet en klasse. Kredsen opretter og navngiver selv klasser efterbehov og tilknytter medlemmer. Man kan oprette alle klasser man har behov for, og selv finde på et navn. Det kunne være "2. Pilte", "Væbnere - torsdagsholdet" eller sjovere navne som "Piratklassen" - alt efter kredsens ønske. Dog skal klassen tildeles en "klassetype".

Klassetype

Klassetyperne er de angivne klassebetegnelser puslinge, tumlinge, pilte, væbnere, seniorvæbnere og seniorer, der er beskrevet i FDFs vedtægter. Kredsen opretter klasser efter behov, og disse klasser tildeles en klassetype. Dette giver kredsen mulighed for at kalde sine klasser noget andet end vedtægternes betegnelser, men giver samtidig forbundskontoret mulighed for for eksempel at beregne hvor mange magasiner kredsen skal have til de forskellige aldersgrupper.

Kontaktperson

En kontaktperson er et begreb tilknyttet alle medlemmer, og kan bruges til at tilknytte kontaktoplysninger på forældre/værge. Der er ingen grænse for, hvor mange kontaktpersoner et medlem kan have.

Kommentarer

Der kan på hvert medlem registreres kommentarer. Vær opmærksom på, at medlemmet kan læse alle kommentarer.
Jævnfør dataloven er det ikke tilladt at registrere oplysninger om politiske, sundhedsmæssige, religiøse og juridiske forhold.
 
Der er to typer kommentarer:

1) Medlemskommentar.
Medlemskommentaren kan tilføjes af medlemmet på deres brugerprofil på FDF Portalen og vil blive synkroniseret med Carla, så oplysningerne fremgår begge steder, hvis der er åbnet for synkroniering mellem Carla og FDF Portalen.

2) Kredskommentar.
Dette er til kredsens noter. Noterne kan tilføjes af kredsledere, kredsadministratorer og klasseadministratorer. Medlemmet kan ikke selv redigere denne tekst, men se den på sin FDF Portal brugerprofil, hvis der er åbnet for synkronisering imellem Carla og FDF Portalen.
 
Der må ikke registreres oplysninger, som medlemmet ikke er bekendt med. Der må altså kun registreres oplysninger efter aftale med medlemmet, eller medlemmets forældre/værge.

Kontingentsats

I forbindelse med betalingsservice kan der angives flere kontingentsatser til opkrævning. En kontingentsats er altid et årligt kontingent, som opkræves i to rater i oktober og marts.
Kredsen skal angive en standardkontingentsats, som opkræves, hvis andet ikke er nævnt. Der kan yderlige angives specialkontingentsatser (lederkontingent, søskendekontingent eller lignende). Disse tilknyttes medlemmer, hvor standardsatsen ikke skal opkræves.

Kredskommentar

Se under punktet "kommentarer".

Lokation

En stedadresse for eksempel en kredshytte, et kredshus, en lejrgrund med videre. Der kan oprettes flere lokationer per enhed. Se også under forklaringen punktet "adresse".

Masseoprykning

Ved sæsonskifte kan det være mange medlemmer, der for eksempel skal rykkes op fra klassen "2. Pilte" til klassen "1. Væbnere". Derfor indeholder Carla en funktion til at flytte mange medlemmer samtidigt fra en klasse til en anden. Det kalder vi for en masseoprykning.

Medlem

Personbegreb tilknyttet en medlemsenhed i Carla. Stamkortet for medlemmer indeholder udover almindelige personoplysninger, også oplysninger om kredstilhørsforhold, historiske medlemsskaber, oplysninger om tildelte mærker og tilladelser med videre.

Medlemskommentar

Se punktet "kommentarer".

Medlemsnummer

Unikt ID som tilknyttes alle personer i Carla. Både medlemmer og eksterne personer. Medlemsnummeret sammensættes af otte tilfældige cifre og kan ikke ændres. Medlemsnummeret bruges til identifikation med andre systemer og skal anvendes ved login i Carla for alle administratorer.

Mærker

Begrebet relaterer sig til FDFs mærkesystem. Carla kan administrere tildelingen af mærker og grader indenfor disse ift det enkelte medlem. Dette er frivilligt for kredsen at bruge. 

Redigeringstilstand

Systemtilstand hvor det er muligt at ændre information og oplysninger et givent sted i Carla.

Rettigheder

Betegnelse for det bagvedliggende system, der håndterer læse- og skriveadgangen til data i Carla. Visse rettigheder kan kun tildeles af landsforbundet, mens andre kan tildeles lokalt i en organisatorisk enhed.

Roller

En person, såvel medlemmer som eksterne personer, kan have en rolle i kredsen. Det er rollen, som afgør, hvad man har ret til. 

Rolletyper 

Forskellige roller defineres som rolletyper i Carla. Rolletyperne og deres rettigheder administreres af forbundskontoret.  

Specialkontingentsats

Se punktet "kontingentsats".

Stamoplysninger

Betegnelse for den mængde af basisoplysninger der lagres på alle personer - både medlemmer og eksterne personer.

Standardkontingentsats

Se punktet "kontingentsats". 

Tilladelser

Betegnelse for en række tilladelser som tildeles og administreres på de enkelte organisatoriske enheder. Her kan kredsen registrere om forældrene for eksempel har givet eller nægtet en klatretilladelse. Det er kredsen, der står inden for at have set den nævnte tilladelse.

Visningstilstand

Systemtilstand hvor det er muligt at læse informationer og oplysninger et givent sted i Carla.

Workflow

Betegnelse for en bagliggende arbejdsgang i system, som igangsættes ved forskellige handlinger i Carla. For eksempel hvis en kreds skifter formand, eller et medlem skifter kreds.