Intern stikprøve - Forår 2017

FDF modtager hvert år omkring 6,5 millioner kroner i tipstilskud fra Dansk Ungdoms Fællesråd, DUF. I den forbindelse foretages der hvert år stikprøve for at sikre, at FDF kun søger og modtager tilskud for tilskudsberettigede medlemmer, hvilket er medlemmer der er/var under 30 år ved udgangen af 2016, og personligt har betalt mindst 75 kroner i kontingent i løbet af 2016 (pengene skal være indgået på kredsens konto i kalenderåret 2016). Som noget nyt kan tidligere medlemmer, der var medlem mindst tre måneder i løbet af 2016 dog også tælles med (hvis kravene om alder og kontingentbetaling er opfyldt).

Kontingentet skal være betalt personligt, dvs. af medlemmet selv eller dets forældre. DUF ser dette som en aktiv handling, hvor medlemmet bekræfter at vedkommende ønsker at være medlem af foreningen (FDF).

Efter indførslen af Carla har vi mulighed for at lave en stikprøve i en ny form, som aflaster den enkelte kreds. Hvor kredsene tidligere skulle indsende dokumentation for samtlige af deres medlemmer, kan vi nu nøjes at kigge på langt færre medlemmer (denne gang 10 medlemmer i hver af de udtrukne kredse). Vi har kun udtrukket medlemmer, som jævnfør jeres indberetning lever op til ovenstående krav (ift. alder, kontingentbetaling og medlemskab/-periode).

Hvis du har fået en mail med en henvisning til denne side, så er din kreds udtrukket til stikprøve. I mailen kan du se hvilke medlemmer I skal indsende dokumentation for.

Vi skal bede jer dokumentere, at hvert af de udtrukne medlemmer personligt har betalt mindst 75 kroner i kontingent i løbet af 2016 (også selvom de måske ikke længere er medlem af kredsen).

Dokumentationen er forskellig, alt efter hvordan I håndterer kontingentbetalinger i jeres kreds. Et godt udgangspunkt er, at lister og materiale I selv har brugt til at identificere de enkelte betalinger, skal bruges som dokumentation (men det er ikke altid nok). 

Hvis opkræver kontingent via Flexbillet eller Betalingsservice i Carla, så er det nemt. Sikr jer først, at medlemmet rent faktisk har betalt (se i Carla), og giv os blot besked, om at det er tilfældet.

Hvis medlemmet har overført penge til en konto eller via MobilePay og har angivet sit fulde navn eller Carla-medlemsnummer som reference, så er et kontoudtog fra banken som regel nok. Det kan også være at I identificerer betalingerne på anden vis, for eksempel med ID-numre, som ikke er medlemsnumrene fra Carla. I så fald har vi brug for en liste over disse ID-numre, som kan holdes op mod en medlemsliste.

Hvis medlemmet har betalt via et girokort, så afhænger dokumentationen af hvilken type girokort der er brugt. Det kan være I modtager scanninger af girokortene – så bør kopier af disse være nok. Det kan også være, at girokortene har fortløbende løbenumre, som angives på jeres kontoudtog. I så fald har vi brug for en liste over disse løbenumre, som kan holdes op mod en medlemsliste.

Hvis medlemmet har betalt kontant (hvilket vi fraråder), så har vi brug for en kopi af dags-dato-bilag eller anden form for kvittering. Erfaringerne viser, at langt de fleste fejl i stikprøven ligger her - undgå derfor meget gerne kontantbetalinger.

Modregninger er IKKE tilladt. Kontingent må ikke modregnes lederes (eller andre medlemmers) udgifter til kredsen. Med modregning menes, at et medlem med et udgiftsbilag på 1.000 kroner kun får 300 kroner udbetalt, fordi kassereren har fratrukket de sidste 700 kroner som udgør kontingentet i den pågældende kreds. Det er et krav fra DUF, at medlemmerne selv aktivt  betaler deres kontingent. Modregning er "passiv" betaling, da medlemmet jo ikke har foretaget sig noget aktivt for at betale (og dermed bekræfte sit medlemskab).

Vi vil bede jer om, at I markerer, hvordan de udtrukne medlemmers kontingentbetalinger kan dokumenteres (overstreg fx deres medlemsnumre og navne på lister, kontoudtog og andet materiale). Gør det også tydeligt, hvilken dokumentation der vedrører hvilke medlemmer.

I bedes indsende dokumentationen til forbundskontoret hurtigst muligt, og allersenest søndag d. 12. marts. Send allerhelst materialet elektronisk på revision@FDF.dk - husk at angive kredsnavn.

Kommer der flere enslydende spørgsmål, så opdaterer vi denne side. Inden du evt. kontakter forbundskontoret, så se derfor om dit spørgsmål allerede er blevet besvaret her, og ellers er du naturligvis meget velkommen til at henvende dig.

På forhånd tak for indsatsen!