Indlæs kontingentbetalinger fra fil

Med denne guide viser vi, hvordan du indlæser en fil med oplysningerne i Carla. 

Du kan registrere kredsens kontingentbetalinger på to måder. Du kan enten taste kontingentbetalingerne som andre betalinger (GUIDE: Betalinger) eller indlæse en datafil med kontingentoplysningerne.

Inden du går i gang, skal du opdatere medlemslisten. Du skal sørge for at alle medlemmer fremgår af listen og at udmeldte er meldt ud. Du kan registrere kontingentbetalinger på nuværende medlemmer samt dem der er udmeldt indeværende og sidste år.

Trin 1: Vælg kredsen

Når du er logget ind i Carla skal du trykke på dit kredsnavn ovenover dit navn (til venstre).

Trin 2: Vælg betalinger

Vælg fanen BETALINGER og klik på REDIGER

Trin 3: Vælg registreringsmetode

Klik på MASSEOPRET BETALINGER nederst på siden

Trin 4: Hent fil til registrering

Du kan øverst på siden hente en fil, hvor du kan taste kredsens betalinger i.Inden du henter filen, skal du vælge hvilket betalingsformål og hvilken betalingstype, betalingerne skal indlæses med. 

Kontingentbetalingerne skal tastet med formålet "Kontingent", og det skal være det formål, som er standard i systemet. Du må ikke bruge et betalingsformål, du selv har oprettet.  

Hvis kontingentbetalingerne i kredsen har forskellige betalingstyper, dvs. er der nogle, som har indbetalt med bankoverførsel og nogle, som har betalt med indbetalingskort, skal du lave en liste for hver betalingstype.  

Filen bliver nu downloadet til din computer. Find filen og åbn den i Excels eller lignende. 

Trin 5: Tast betalingerne i arket

Ud for hver medlem skal du taste et beløb og en dato. Datoen skal være på formlen DD.MM.ÅÅÅÅ som vist på billedet. Du må ikke taste i andre felter end kolonnen med beløb og dato.

Når du har tastet kredsens betalinger, skal du gemme filen på din computer. Filen skal være gemt som en CSV-fil. Efter filnavnet skal der altså stå .csv og ikke .xls, .xlsx eller lign.

Opkræver kredsen kontingent flere gange om året, så skal der laves én fil pr. opkrævning/betaling. Der kan kun indlæses én indbetaling hvert medlem pr. fil.

Trin 6: Upload filen

Arket du har tastet i skal uploades i Carla. Klik på GENNEMSE/VÆLG ARKIV og find filen på din computer.
Klik på UPLOAD. Nu kan du se de beløb og datoer, du har tastet i arket. Får du en fejlmeddelelse, så kan du se en liste over hyppige fejl længere nede.  

For at gemme betalingerne i systemet skal du trykke på OPRET BETALINGER.

Hyppige fejl ved indlæsning

Rækker og kolonner

Du må kun redigere i kolonnerne 'Beløb' og 'Dato'. Du må ikke tilføje nye kolonner eller nye rækker i bunden. Du må heller ikke ændre i overskriften eller i kolonnerne 'Navn', 'Betalingstype' eller 'Medlemid'.

 

Datoformatet

Det er vigtigt, at datoformatet er korrekt. Det skal være på formlen DD.MM.ÅÅÅÅ altså fx 12.11.2016

Beløb- og datofelterne

Du må ikke skrive noget i det ene felt uden at skrive noget i det andet. Hvis du skriver et beløb skal der altså være en dato og omvendt.  

0-beløb

Hvis der er et medlem, som ikke har betalt, skal du bare lade felterne være blanke. Du må ikke skrive et minus, et nul eller noget andet. 


Skal du foretage en indberetning?

Hvert år skal alle kredse lave en indberetning til landsforbundet på baggrund af kredsens medlemmer og kontingentbetalinger. Klik her for vejledning.